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Erschliessung durch
Orts-, Personen-,
und Sachregister
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Dieser gewaltige bis zum heutigen Tag nur sehr punktuell benützte Informationsschatz lässt sich allerdings nur heben, wenn die einzelnen Bände, in denen ja die verschiedensten Traktanden in buntester Reihenfolge durcheinander wirbeln, durch Orts-, Personen- und sinnvolle Sachregister erschlossen sind. Fehlen diese Register - und das ist bis heute der Fall -, so ist für die meisten Fragestellungen eine vernünftige Benützung der Protokolle gar nicht möglich, weil der Fragende einen oder mehrere, unter Umständen sogar sehr viele Bände, Beschriebe in einer schwer lesbaren Schrift und in einer nicht eben leicht verständlichen Sprache, vollständig durchlesen muss, um die gesuchte Information entweder zu finden oder mindestens zu wissen, dass sie nicht in den durchgelesenen Protokollen enthalten war. Kommt noch dazu, dass man für jede Fragestellung wieder von vorne beginnen, also die gleichen Bände noch einmal durchlesen muss. Demgegenüber bedeutet die Erschliessung durch Register, dass die vorhandenen Informationen im Hinblick auf eine zielgerichtete, rasche Abfrage ausgearbeitet und damit zugänglich sind. Die anregende und befruchtende Wirkung auf die künftige Stadt- und Kantonsgeschichtsforschung ist kaum zu überschätzen.
Das besonders in Historikerkreisen, aber auch in einer breiten Öffentlichkeit bestehende Anliegen, eine Erschliessung der Protokolle ins Auge zu fassen und damit diese zentrale Quelle den zugerischen Geschichtsschreibung zu öffnen, bewog den Bürgerrat, die Voraussetzungen zu schaffen für eine sinnvolle Benützung dieses Archivs. Er wandte sich dabei an den Staatsarchivar, Herrn Dr. Peter Hoppe, und an den Stadtarchivar, Herrn Dr. Christian Raschle, die sich in verdankenswerter Weise bereit erklärten, sich dieses Projekts anzunehmen. Eine Delegation des Bürgerrates, bestehend aus dem Bürgerpräsidenten, dem Finanzverwalter, und dem Bürgerschreiber und die beiden Archivare erarbeiteten in der Folge Konzept, Methode und Technik der Erschliessungsarbeit.
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Von jedem Protokolleintrag eine Zusammenfassung (Regest)
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In Anbetracht der Informationsmenge (50 Protokollbände mit zusammen über 16‘000 Seiten) erwies sich arbeitsmethodisch ein zweistufiges Vorgehen als unumgänglich. In einem ersten Arbeitsschritt wird von jedem Protokolleintrag eine exakte inhaltliche Zusammenfassung, im Fachjargon ein sogenanntes Regest, erstellt. Dazu gehören alle vorkommenden Orte und Personen und selbstverständlich das Datum. Die Gesamtheit solcher Regesten bildet die Regestendatei. Identifiziert wird das einzelne Regest durch die Signatur des Protokolls, die Seiten- oder Foliozahl und durch eine pro Band fortlaufende Nummer. Der zweite Arbeitsweg besteht darin, diese Inhaltsangaben oder Regesten durch ein Orts-, ein Personen- und ein thematisches Register zu erschliessen. Diese Register bilden zusammen mit dem Zeitraster die eigentlichen Schlüssel, um eine gesuchte Information aufzufinden. Die arbeitsmethodischen Grundlagen für die Herstellung sowohl der Regesten wie auch der Register stehen von seiten des Staatsarchivs zur Verfügung.
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Die Prtokolle werden in einer Datenbank erfasst
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Die gestellte Aufgabe, nämlich via Zeitraster und kombinierbare Suchbegriffe an die gewünschten Informationen heranzukommen, ist für den Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung gerade prädestiniert. Nicht zuletzt auch aus arbeitsökonomischen Gründen ist die Herstellung von physischen Karteien, für welche identische Informationen mehrmals geschrieben werden müssten, kategorisch abzulehnen.
Ausgehend vom Konzept einer relationalen Datenbank hat das Staatsarchiv in den letzten anderthalb Jahren eine Anwendung entwickeln lassen, die das Problem Regestendatei samt Abfrage via Register einwandfrei löst. Diese Anwendung ist auf einem mehrplatzfähigen System installiert, das sich jederzeit erweitern lässt, so dass die vorhandene Software auch für die Erschliessung der Ratsprotokolle des Bürgerarchivs Zug genutzt werden kann.
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Kanton, Stadt Zug, Korporation Zug
und Bürgergemeinde
teilen sich die Kosten
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Selbstverständlich musste man sich auch über den Zeitaufwand für die Erschliessung der Protokolle Gedanken machen. Dabei ergab sich ein geschätzter Zeitaufwand von rund 28 000 Stunden bzw. 16 Personenjahren.
Die Kosten belaufen sich auf jährlich rund Fr. 180 000.–, an die der Kanton und die Stadt Zug je 30 % und die Korporation Zug 10 % pro Jahr leisten. Die restlichen Kosten übernimmt die Bürgergemeinde.
Der Bürgerrat von Zug ist überzeugt, dass er mit diesem Projekt einen wichtigen Anstoss für die weitere Erforschung der Stadt- und Kantonsgeschichte und zur vertieften Kenntnis unserer eigenen Herkunft gesetzt hat. Er erachtet die Erschliessung der älteren Zuger Rats- und Gemeindeprotokolle als einen sehr wichtigen Beitrag zur Förderung der Heimatverbundenheit.
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